【自動化のメリット】sikiapiで人事業務を効率化させるべき理由とは

人事業務の課題は業務の効率化(自動化・アウトソーシング)

下記のグラフから73.8%と人事課題としては業務の効率化が、最も解決しないといけない業務であることがわかります。

https://www.murc.jp/wp-content/uploads/2020/01/cr_200131.pdf

人事の仕事は具体的には、採用業務、人事評価、労務管理、研修・教育、労働問題の対応、福利厚生制度の管理などが含まれます。また、労働時間や残業時間なども含め、法令や企業のルールに基づいて適切な管理が必要です。その中でも採用業務は、全ての企業において重要かつ最も多くの時間が割かれ実施されています。

採用活動

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1. 応募

求人募集を行い、それに対して候補者が応募することから始まります。応募には、応募書類（履歴書や職務経歴書など）の提出や、Web応募フォームの入力などがあります。応募のステップにかかる時間は、応募方法や応募書類の作成に要する時間によって異なりますが、通常は1日から1週間程度の期間が必要です。企業によっては、応募者からの問い合わせに対する返答にも時間がかかる場合があります。

2. 書類選考

応募書類を受け取り、必要な書類やスキル・経験などの要件を満たしているかどうかをチェックします。書類選考は、数日から1週間程度かかる場合があります。

3. 面接

書類選考を通過した場合、面接を行います。面接は、1回から数回にわたって行われる場合があり、通常30分から1時間程度かかります。

4. 内定

面接で合格した場合、内定を出します。内定を出すまでの期間は、面接から1週間から1ヶ月程度かかる場合が多いです。

5. 入社

書類手続きに始まりオンボーディングから教育・研修、配属先への移動、業務開始までの段階があります。
上記の過程の中で常に候補者とのコミュニケーションが発生します。そのためには、候補者情報の管理できる管理データベース、顧客情報を管理データベースに保存するためのフォーム機能、顧客分類するタグやプロパティ、顧客に合わせたメッセージ送信が可能なセグメント配信や一斉配信機能、上記の業務を自動化するワークフロー機能にて候補者とのコミュニケーションを業務効率化することが可能です。またコミュニケーション返答の速度は重要で、遅いだけでその企業を辞退してしまう人がいます。

実際、採用活動における候補者の辞退で最も多いのは、面接前日・当日の「ドタキャン辞退」が一番です。この「ドタキャン辞退」が発生すると、候補者の安否確認や、面接官への予定キャンセル業務が発生する他、社内からの人事への評価が下がるだけでなく、大切な候補者の方を失ってしまうことになってしまいます。そのための対応策として、候補者とのコミュニケーションを密にとる必要があり、数日前や前日のリマインドや、候補者に対して企業興味を高めてもらうためのコンテンツをステップ配信することで「ドタキャン辞退」率を下げるといった対策をとる必要が生じます。しかし、人事は施策を実施するために全てを、人的に対応するためには管理する時間も、コミュニケーション対応する時間も候補者の数だけ必要なため非常に膨大な時間がかかってしまいます。人事の負担を少しでも減らすためには、候補者管理のシステムや施策実施の自動化が可能なツールが必要なのです。

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人事が候補者にリマインドが必要な４つの理由

人事は面接過程の中で、候補者と密にコミュニケーションを取る必要があります。

応募者の意向確認

採用プロセスが進んでいる場合、応募者の意向を確認する必要があります。面接日程の調整や内定の返事の有無など、応募者からの回答を待っている場合は、リマインドすることで、応募者の返答を促すことができます。

候補者の興味維持

採用プロセスが進まない場合でも、応募者の興味を維持するために、リマインドを行うことが重要です。応募者が他社に内定をもらっている場合や、採用プロセスが遅れている場合でも、企業側からのアクションがないと、応募者が離れてしまう可能性があります。

信頼関係の構築

リマインドを行うことで、応募者との信頼関係を構築することができます。応募者に対して、丁寧な対応を行うことで、企業のイメージを向上させ、将来的な人材確保につなげることができます。

人材確保の効果

リマインドを行うことで、採用プロセスが順調に進むことが期待できます。応募者の興味を維持し、応募者との信頼関係を構築することで、より優秀な人材を確保することができます。
上記を実施することで、応募から入社までの採用ファネルから候補者の離脱を最低限に減らすことが可能となります。

採用チャネルの変化

SNSが広がるまでの採用チャネルは大手人材メディアに出稿したり、求人アグリゲーションチャネル(indeedなど)に出稿し候補者を待っていればよかったです。しかしながら昨今、SNSが普及した現在ではGoogleで検索するのからInstagramで検索をするのに変化したように応募企業を知るすべは様々なSNSに多様化しました。また、応募も昔と違い履歴書を送付や企業の応募フォームからメールアドレスや電話番号で申し込むのではなく、LINEやInstagramから企業に対して応募し、そのままメッセージのアプリケーションでコミュニケーションをとり入社といった例が多くなっています。

候補者とのコミュニケーションの多様化

リマインド施策を実施したからといって、候補者であるユーザーに届かないと施策を実施した意味がありません。実際、メールを確認する人は非常に低い数字となっています。なぜなら現在コミュニケーションの多様化が起きていて、10代〜24歳までのZ世代はInstagramのメッセージ、F1層以上が主にコミュニケーションをLINEで実施しているためです。
なぜ候補者に合わせたコミュニケーションが必要なのでしょうか？それは反応率が変わってくるからです。実際メールと、LINEでは開封率がメールよりLINEのほうが60%高く、反応率も高いというデータが出ています。候補者に反応してほしい人事は、候補者に適したコミュニケーションツールで対応する必要があります。しかし、通常のLINEやInstagramのメッセージではリマインド機能や、ステップ配信機能はないのはもちろんですが、複数のコミュニケーションプラットフォームごとに管理する必要あるため、通常のLINEやInstagramのメッセージをそのまま利用すると業務が煩雑化します。

sikiapiなら人事業務の効率化が可能

sikiapiならLINEやInstagramメッセージといった、候補者とのコミュニケーションが１つのアプリケーションから対応可能。顧客管理があるので、候補者の管理から、セグメント配信、一斉配信、シナリオ配信といった機能で業務効率化が可能になります。

応募

・応募経路を取得可能
どのチャネルから候補者が追加されたのかわかるので、候補者の分析・管理が容易になります。
・候補者情報の把握
コミュニケーションから候補者の情報を足せるプロパティ機能や、候補者情報を自動で追加できるフォームが存在します。
・候補者からの質問の自動化
質問回答を自動化することによってスムーズなコミュニケーションを実現できます。また、自動化の際の設定は視覚的にわかりやすいチャートで作成することが可能です。コーディングなど複雑な作業・知識を必要としません。

書類選考後のコミュニケーション

候補者に沿ったコミュニケーションを実施することが可能です。リマインドも自動で実施することが可能なので人事の方は、抜け漏れが発生しないだけでなく、セグメント配信、一斉配信、シナリオ配信(リマインド)の実施によって人事のコミュニケーションにおける業務効率化を実現できます。応募から入社までのコミュニケーションを、LINEやInstagramメッセージなどの複数サービスを連携することで最適な形で提供が可能になります。

まとめ

sikiapiを利用することで、人事の重要な役割である採用業務における候補者の返信率を高めるためのコミュニケーションを効率化することができます。これにより、人事業務の採用業務を効率化を実現することが可能です。将来的には、内定後の手続きまで他のAPIを連携することで、採用業務全体の効率化が可能になるでしょう。また、sikiapiは採用業務にとどまらず、顧客とのコミュニケーション問題も効率化することができます。より効率的な業務遂行が可能になり、企業の生産性向上につながるでしょう。